Fluxo de Trabalho Diário

Fase Inicial (você + 1 ajudante, até 8 clientes)

Manhã — Operação reativa (08h-12h)

08h-08h30 · Triagem (você)

Abre tudo numa janela: email, WhatsApp, notificações TikTok Shop.

Classifica em 3 baldes:

• Urgente hoje (cliente sem responder >12h, pedido com problema, anúncio pausado)
• Esta semana (ajustes, novos produtos, otimizações)
• Pode esperar (sugestões, ideias)

Não responde ainda — só classifica. Resistir à urgência é a habilidade mais valiosa do dono de agência.

08h30-10h · SAC e respostas (ajudante)

Entra nas contas TikTok Shop dos clientes em rotação:

• Mensagens de comprador (SLA interno: 4 horas)
• Avaliações (positivas e negativas)
• Dúvidas de lojistas no WhatsApp

SLA é crítico — afeta posicionamento orgânico no TikTok Shop.

10h-12h · Operação técnica (você)

Por cliente em rotação (~10-15 min cada):

• TikTok Ads — anúncios queimando? Performando bem?
• Estoque crítico — avisar lojista pra mandar mais
• Ajusta preços vs concorrência
• Resolve urgentes da triagem

Com 8 clientes, fecha em ~2h.

Almoço (12h-13h30)

Pausa real. Sem WhatsApp de cliente nessa hora.
Define isso desde o dia 1, senão vira escravo.

Tarde — Operação proativa (13h30-18h)

13h30-15h · Cadastro e conteúdo (ajudante)

Linha de produção da semana:

• Cadastra produtos novos (template padrão de descrição)
• Edita fotos (remove fundo, padroniza tamanho)
• Sobe variações (cores, tamanhos)
• Cortes Reels/TikTok orgânico (clientes com add-on)

Padronização é tudo: 1 template de descrição por categoria. Ajudante só preenche os blocos.

15h-17h · Otimização (você)

O que separa "agência boa" de "agência que só aperta botão":

• Análise de palavra-chave (1 cliente/dia em rotação)
• Otimização de listing (foto, descrição, preço)
• Campanhas e festivais do TikTok Shop
• TikTok Ads — ajusta lances, exclui termos sem conversão

Cada cliente recebe atenção profunda 1-2x por semana. Dia a dia é manutenção.

17h-18h · Reuniões e comercial (você)

• Reunião mensal com cliente (add-on, em rotação)
• Fechamento com prospect novo
• Visita presencial em loja (quando aplicável)

Encerramento (18h-18h30)

• Anota no Notion: o que foi feito hoje, por cliente
• Top 3 prioridades de amanhã
• Mensagens pendentes ganham resposta curta ("vi, vou olhar amanhã")

Não abre mais nada depois. Disciplina de horário evita burnout.

Fase de Tração (10-20 clientes, time de 3)

Time

• Você — comercial, estratégia, contas-chave, reuniões
• Gestor de marketplace (CLT) — operação técnica diária
• Ajudante operacional — cadastro, fotos, SAC nível 1

Sua semana muda

Segunda — Planejamento (4h)

• Reunião 1h com time
• Revisão de pipeline comercial
• Priorização da semana

Terça/Quarta — Comercial (8h cada)

• Diagnóstico com prospect, reunião de fechamento
• Reuniões mensais com clientes que contrataram add-on
• Preparação de proposta

Quinta — Estratégia (6h)

• Análise de portfólio (quem bomba, quem patina)
• Campanhas pros próximos festivais
• Conteúdo Instagram da Kodama
• Documentação de processo

Sexta — Reporte (6h)

• Reuniões mensais agendadas
• Fechamento financeiro da semana
• 1:1 com cada pessoa do time (15 min)

Os 4 rituais que evitam caos

1. Segunda 09h — Planejamento (1h)

Olha cada cliente no Notion. Top 3 ações da semana por cliente. Quem faz o quê. O que precisa aprovação.

2. Quarta tarde — Mid-week review (30 min)

• Tá saindo do plano? Por quê?
• Algum cliente esfriando?
• Algum risco aparecendo?

3. Sexta 17h — Fechamento (1h)

• Relatório quinzenal/semanal pros clientes contratados
• Aprendizados da semana
• Limpa caixa de entrada

4. Último sábado do mês — Reflexão (2h)

Sozinho. Sem interrupção.

• MRR cresceu/caiu? Por quê?
• Cliente mais lucrativo? Mais prejuízo?
• O que vou mudar mês que vem?
• Tô caminhando pra meta do trimestre?

Esse ritual mensal separa agência que cresce de agência que estagna. Quase ninguém faz, e por isso quase ninguém escala.

Regra dos blocos

NÃO troca entre cliente o dia todo. O cérebro perde 15 min toda vez que muda contexto. Com 10 clientes = 2h30 perdidos/dia só trocando.

Faz por blocos:

• Bloco SAC (todos os clientes de uma vez)
• Bloco Anúncios (5 clientes seguidos)
• Bloco Cadastro (3 clientes seguidos)
• Bloco Reuniões (todas agrupadas)

Operação por blocos = 2-3x mais produtiva.

O que NÃO fazer

• Responder cliente fora do horário (9h-18h) — vira cliente que pisa no valor
• Prometer prazo apertado pra parecer rápido — promete 5d, entrega 3d
• Tratar todo cliente igual — quem contrata add-ons tem mais profundidade de serviço, mas o atendimento-base é o mesmo
• Negligenciar Instagram + TikTok da Kodama — mín. 2 posts/semana
• Deixar documentação pra depois — toda 1ª execução vira procedimento

Processos críticos pra padronizar

• Onboarding cliente novo (checklist 2-3 dias contrato → loja no ar)
• Cadastro de produto (template descrição, padrão fotos, atributos)
• SAC (respostas-padrão pras perguntas comuns)
• Relatório quinzenal (template fixo, mesmo formato pra todos)
• Relatório semanal (template, add-on)
• Reunião mensal de estratégia (30 min, template fixo, add-on)